首页 > 会员共享 > 会员动态
随身差旅创始人肖宁:我有一个差旅管理的大梦想

2014年,肖宁带领团队推出了一款名为“差旅记账助手”的APP。之后,经过半年的潜心研发,团队于20154月中旬上线了2.0版本——“随身差旅”。

如果说第一个版本是针对出差人士报销的单机版,那么2.0版本已经演化成涵盖商务消费全程的专业管理工具。公司创始人肖宁和联合创始人雷鸣,计划先从商务差旅细分领域切入,未来逐渐延伸到对整个商务消费场景的管理。

随身差旅的实质是一个针对差旅消费建立起来的移动差旅管理和报销系统。这一系统体现了一个完整的差旅管理和报销流程:既涵盖了出差之前的行程安排,又涉及到出差当中的报销执行和差后报销。更为重要的是,所有操作都在一个闭环的系统里完成,相关方只有出差员工、财务和审批主管,使得操作更加安全。

市场上基于财务报销的软件多达上百种,而做差旅领域重度垂直和细分的产品,只有随身差旅这一款。

2014年,一家名为Concur公司以83亿美元的价格被SAP收购。这家公司只做一件事情——差旅费用管理。这一消息更加提振了肖宁团队的创业的信心和创新的激情。

“如今,Concur的产品已广泛应用于跨国公司内部系统,但它的缺点是必须联网运行。随身差旅则很好地弥补了这一短板,专注在差旅上做文章,提供精细化的服务。”

肖宁对他的产品前景很自信。如今,他们正忙于天使轮融资,希望借助资本的力量和行业资源,在风口到来时可以高速向前飞行。

当然,肖宁不会打无把握的“仗”。与雷鸣的风趣豪爽相比,肖宁性格沉稳内敛,说话字斟句酌,这是多年从事财务管理工作养成的习惯。肖宁有14年的通信行业核心软件开发、项目管理、管理咨询实战经验。曾经主持设计和参与实施多个运营商核心运营管理系统开发实施项目,对财务共享、企业资产、收入风险和成本管理精熟于心。2013年,他放弃外企高管职位,在北京师范大学科技园创建了随身差旅。

“随身、随地、随时”

移动互联网时代,一切都变得有可能。

“随身差旅就是这样一款软件,它为商务人士差旅票据的报销提供了另一种选择。”肖宁强调。

与传统的财务报销流程相比,它具有“随身、随地、随时”的特点。任何一款安卓和苹果手机都可以下载到这款APP;走到哪里都可以使用,系统对联网的要求不高;即使是在出差途中,也可以随时记录在线审批。

差旅途中,意外在所难免。对此,肖宁团队罗列了尽可能多的特殊场景,将各种意外涵盖进来,通过对系统不断地调整,可以在很多特殊场合,也能够实现差旅票据的快速记录和审批。

一位出差人士在路上就可以脱机完成票据的记录,即使没有任何网络,也可以点击审批流程。这时系统会自动发送一则短信给他的审批主管,短信内容是需要审批的完整的报销记录,为票据的快速审批提供了另一种可能。当然,一旦连上网络,脱机时的审批记录也会立刻自动地传送到云端做一个备份。即使他的手机丢失了,想要报销的数据也不会丢失,只要登录云端即可下载完整的数据。

“所有出差当中的消费记录都会被存档。前提是出差人士通过拍照将每张发票作为照片记录下来。这样做的好处是,不再为发票是否会丢失而烦恼,即使一旦丢失,也有据可查。”如此一来,通过手机拍照功能,纸质发票摇身一变,成为电子发票,作为差旅报销的证据进行备份和在线传递。

 

各种需求的“集散地”

在“互联网+”发展得如火如荼之时,随身差旅的上线,恰逢其时。因为这里有太多的需求可以得到重视和满足。

例如,这款软件一个比较有趣的地方是,运用互联网思维,将员工和老板从传统的上下级,变成两个地位平等的合作者。

“也就是说,差旅报销流程原来是C2B,现在成了C2C。”员工添加老板为好友,就可以绕过原来的空间和时间的限制,将有关差旅报销的全部内容,点对点地随时随地传送给这位“好友”进行互动和线上审批。“在这种关系平等的前提下,双方的心情也会愉悦很多吧?”雷鸣开玩笑道。

实际上,肖宁团队一直在寻找和打造商务消费的统一入口。他们搜集了商务人士的各种需求,例如对交通工具的需求,酒店的需求,会议场所的需求,出差地旅游景点的需求,路上娱乐工具的需求等。他们花了很大一部分精力来整合这些差旅资源,为客户所用。

携程是他们上线的第一个商旅资源提供方,而这个平台式开源的,只要是好的创意,好的想法和主张,都可以放到上面共享。

这是一种大趋势,原来捂着资源不放的旅游……运营商,都开始纷纷开放自己的资源,发动社会的力量作为自身的旅游产品的销售者。这是随身差旅这样的创业团队可以把握的大好机会。

海量的商旅数据的对接,让随身差旅的服务内容更丰富。随着交通运输订票系统的电子化,长途汽车、专车、出租车、轮船、飞机、火车等各式交通工具的票务数据或预约,都可以通过随身差旅一个出口得以完成。“如果需要专车服务,只要点击系统链接,就会跳转至专车预约系统,不需要再下载专车APP。”

从报销本身来看,系统可以实现报销票据的在线审批。商务人士也不用再为整理发票而挠头,系统自动就会将单据实施分类。而且,每张报销单据上有一个专属的条形码,方便财务做票据整理工作。系统还提供发票验真功能,如果怀疑发票的真伪,只要用软件里的专用工具扫描一下就知道真假。

如果差旅管理做得好,肖宁和雷鸣打算在不久的将来,进一步延伸服务链条,打造出一个极尽所需的成功人士的消费管理平台。

养成随时记账的习惯

随时随地将账务记录下来,是很多国外出差人士的良好习惯。尤其在很多海外公司经常出差的员工身上有着很好的体现。但在国内,这样的习惯还没有在商务人群中得到普及。

这也是肖宁最常说的话题。

“我接触了很多公司管理层,他们经常抱怨,每天要花很长时间坐在办公室里签署各种票据。如果能够利用碎片化时间,将票据随时处理掉,而不是每个月必须有几天要坐在办公室里完成票据的审批,也是个不错的主意。管理层可以将主要精力解放出来,花在更重要的事情上面。”这就要求,过去积压给财务的工作要前移到员工端去处理。例如,发票的记录、分拣,以及电子化和格式化。

这一步是完全可以实现的,它利用的是人们碎片化的时间。

出差人士利用等长途汽车、火车或航班的间隙,就可以将已经消费完成的票据拍照记录下来,进行报销数据的快速传递。通常而言,差旅场景很急迫,养成记录的习惯很重要。待有网络时,就可以快速传递给管理层,完成报销票据的线上审批流程。

“在大多数中国公司里,人们还是在沿用传统的商旅报销流程,即由员工先掏腰包垫付差旅费用,出差全程走完,再将所有票据整理好后交给各个管理层审批,最后送交财务,领取报销费用。”这样做的结果是,既影响了公司的现金流,也影响了员工的“现金流”。

肖宁坦诚,改变一个人的习惯很难,特别是改变传统的纸质发票报销的习惯。但是,对于公司而言,当员工的思维一旦电子化以后,不仅可以提升公司差旅报销效率,还可以加快差旅数据的分析统计,包括每月出差人数统计、费用统计。

“但是,在传统的纸质报销流程里,填个表可能要好几天,需要各部门领导签字,最后才能汇总到财务手里。”

 

标准化对接各种财务系统

如今产品已经上线供差旅人士使用,肖宁和雷鸣把主要精力放在了渠道的推广上。他们计划为经常出差的人士免费提供报销用的信封,一趟出差下来,所有票据被合成后塞到这个信封里,出差人数比较多的公司还可以将票据集中投放到票据箱里,再送到公司财务手中集中处理。这个票据箱也是随身差旅免费送的。

随身差旅做了一个标准化的接口,对接各种财务系统。首先通过随身差旅系统对票据进行扫描,再用公司自身的财务软件去扫描,所有数据就可以实现快速的自动的传输。

肖宁有做财务管理的经历,深谙中国公司财务报销的繁琐流程。例如中国一家知名通信运营商,在全国设立了几十个分支机构,当所有差旅发票都集中在公司总部几十个财务的手里去处理的时候,工作强度之大可想而知。“发票交上来后,公司专门成立了一个小组,做发票扫描和分拣工作,经过分拣的发票再交给下一个小组去处理。”

“如果一个财务面对几百人,几百张单据集中在两天内就可以完成,但是如果一个财务面对几千人的时候,高强度的工作很容易让他的情绪崩溃掉。”肖宁强调,人为化的报销管理很麻烦,财务会遇到各种问题。“一旦有些票据有问题,他需要去沟通,去联系报销者做处理。出差人士的报销习惯千差万别,一个信封里装了一堆票据,没说明任何用途就发给了财务,财务还要做二次整理。这是一个非常耗时的过程。”

肖宁与北京很多财务公司做过沟通,得知很多公司都面临着工作效率亟待提升的问题。“他们总会提出疑问,如果现状是一个人服务一个企业,那么是否有可能让一个人服务几十家企业?可是,如果标准化问题不解决,效率就无从谈起。”

当然,国内有各种各样的财务表格,表面上看,是增加了在线报销的难度,但从另一个角度来说,也为这一领域的创业者提供了一个机会,就是做出一个标准化接口,对接不同公司的财务报销系统。

目前,国内各种财务软件数量多达近200个,它们的接口和运行方式都不一样。“即使我们的系统与对方财务系统不对接,也可以快速地将这些数据电子化,随身差旅在每张报销单上都留下了唯一的条形码。”过去,财务人员需要输入一长串单号才能录入一张报销单据,如今,只要拿出手机对着条形码一扫,单据上的数据就在电脑上完整地呈现出来了。这样就大大缩短了差旅单据的核对时间。

“随身差旅出具的报销单据,与传统的纸质报销单的格式一模一样,”当发票被系统记录下来,就会被自动分类,实现电子表格的标准化,财务只需将数据扫描下来,按一下打印,电子报销单就能够以纸质的形式传送到财务的手中。未来,随着网络打印机的普及,只要按动手机里的网络打印机,差旅报销单据就能够直接被打印出来。

总而言之,肖宁所说的标准化设置,涵盖了报销票据的格式标准化、形象标准化和数据传输的标准化。这种标准化的做法让金蝶和用友等国内知名管理软件供应商也赞叹不已。他们纷纷向肖宁伸出橄榄枝,并许诺未来如果触及财务报销模块,他们愿意将随身差旅作为自身模块的组成部分,而不会再浪费人力和财力去做该细分领域的开发。毕竟,这些大佬的主要精力还是在财务核算模块上。

绕开财务软件的红海,专注细分垂直领域,这就是肖宁的精明之处。

 

关于我们 | 联系我们 | 版权信息
Copyright©2018 中关村国大中小微企业成长促进会 京ICP备13024104号-1 文保网安备案号1101080039